1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [Datenschutz-E-Mail-Adresse]

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

3. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, unserer Immobilienangebote und der Funktionen von Smart Property AI erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, durch die eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dazu gehören beispielsweise Namen, Kontaktdaten, IP-Adressen, Vertragsinformationen, Kommunikationsinhalte und Nutzungsdaten.

4. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere Sicherheit, Betrugsprävention und Verbesserung der Plattform.

5. Hosting und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website kann unser Hosting-Anbieter technisch erforderliche Daten verarbeiten. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Seite oder Datei;
• Browser- und Geräteinformationen;
• Referrer-URL;
• HTTP-Status und übertragene Datenmenge.

Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting-Anbieter: [Name und Anschrift des Anbieters]. Die Protokolldaten werden grundsätzlich nach [Anzahl] Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Aufbewahrung erforderlich ist.

6. Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung können wir folgende Daten verarbeiten:

• Name;
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• verschlüsseltes beziehungsweise gehashtes Passwort;
• Benutzerrolle;
• Kontostatus;
• Anmelde- und Abmeldezeitpunkte;
• Sicherheits- und Sitzungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsprotokolle können auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden.

7. Immobilienangebote und Nutzungsanalyse

Für Immobilienangebote können wir Aufrufe, Impressionen, Suchinteraktionen, Terminwünsche, begonnene Bewerbungen sowie mit einem Angebot zusammenhängende An- und Abmeldungen erfassen.

Soweit möglich, werden statistische Daten zusammengefasst oder pseudonymisiert. Die Daten unterstützen Vermieter bei der Verwaltung und Auswertung ihrer Angebote.

Rechtsgrundlage ist je nach Funktion Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Für nicht erforderliche Analyse-Technologien holen wir vorab eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

8. Immobilienanfragen und Besichtigungstermine

Bei einer Immobilienanfrage oder Terminbuchung können Name, Kontaktdaten, Suchkriterien, gewünschter Termin, ausgewählte Immobilie und Mitteilungen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn Erinnerungen aktiviert sind, kann 30 Minuten vor einem Termin eine Erinnerung per E-Mail, SMS, WhatsApp, Telefon oder Plattform-Benachrichtigung versendet werden.

9. Landlord- und Tenant-Portal

Im geschützten Portal können je nach Benutzerrolle insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Immobilien- und Wohnungsdaten;
• Mietverhältnisse und Vertragsdaten;
• Mietzahlungen und offene Beträge;
• Mieteraktivitäten im Portal;
• Beschwerden und Serviceanfragen;
• Wartungs- und Reparaturinformationen;
• Ausgaben und Rechnungen;
• Nachrichten und Terminvereinbarungen.

Der Zugriff wird anhand der jeweiligen Benutzerrolle und Zuordnung zur Immobilie beschränkt. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Dokumente und Bilder

Benutzer können beispielsweise Mietverträge, Bewerbungsunterlagen, Rechnungen, Immobilienbilder und Bilder von Schäden hochladen.

Diese Dateien dürfen personenbezogene und vertrauliche Informationen enthalten. Sie werden nur für den angegebenen Zweck verarbeitet und ausschließlich berechtigten Benutzern zugänglich gemacht.

Hochgeladene Dateien können automatisiert auf Dateityp, Schadsoftware, Lesbarkeit oder relevante Inhalte untersucht werden.

11. Smart Property AI

Smart Property AI verarbeitet Text-, Sprach-, Bild- und Dokumenteingaben, um beispielsweise:

• Immobilienanfragen zu beantworten;
• Formulare sprachgesteuert auszufüllen;
• passende Wohnungen vorzuschlagen;
• Dokumente und Bilder auszuwerten;
• Wartungsanfragen einzuordnen;
• Termine und Kommunikation zu unterstützen;
• Antworten in verschiedenen Sprachen zu erstellen.

KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein. Entscheidungen mit erheblichen rechtlichen oder vergleichbaren Auswirkungen werden nicht ausschließlich aufgrund einer automatisierten KI-Ausgabe getroffen, sofern keine gesetzlich zulässige Grundlage dafür besteht.

Benutzer sollten keine unnötigen Bankdaten, Kartendaten, Ausweisdaten, Passwörter oder anderen besonders vertraulichen Informationen in den KI-Chat eingeben.

12. Training und Verbesserung des KI-Modells

Inhalte aus Benutzerkommunikation werden nicht automatisch zum Training des KI-Modells verwendet. Eine Verwendung für Trainings- oder Verbesserungszwecke erfolgt nur, wenn hierfür eine gültige Rechtsgrundlage besteht und die betroffenen Personen ausreichend informiert wurden.

Soweit Trainingsdaten verwendet werden, sollen personenbezogene Daten vor der Verwendung entfernt, anonymisiert oder wirksam pseudonymisiert werden. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

13. Sprachverarbeitung

Bei Nutzung der Sprachfunktionen werden Spracheingaben in Text umgewandelt und die Antworten gegebenenfalls sprachlich ausgegeben.

Abhängig vom verwendeten Browser und der technischen Konfiguration kann die Spracherkennung durch einen Browser- oder Sprachdienstanbieter erfolgen. Der konkret eingesetzte Anbieter und mögliche Datenübermittlungen werden vor Aktivierung der Funktion angegeben.

14. Kommunikation per E-Mail, WhatsApp und Telefon

Wenn Sie uns über E-Mail, WhatsApp oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte sowie Datum, Uhrzeit und gegebenenfalls Zustellinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f oder lit. a DSGVO.

Für externe Kommunikationsdienste können eigene Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter gelten. Vor Aktivierung sind hier die tatsächlich eingesetzten Anbieter, Empfänger, Speicherfristen und möglichen Drittlandübermittlungen einzutragen.

15. Cookies und Sitzungen

Wir verwenden technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien, um sichere Sitzungen, Anmeldungen, Spracheinstellungen und grundlegende Plattformfunktionen bereitzustellen.

Soweit nicht erforderliche Analyse- oder Marketing-Technologien eingesetzt werden, erfolgt deren Aktivierung erst nach Ihrer Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

16. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten können, soweit erforderlich, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und IT-Dienstleister;
• E-Mail-, Telefon-, SMS- und WhatsApp-Dienstleister;
• Vermieter und autorisierte Hausverwaltungen;
• autorisierte Wartungs- und Reparaturdienste;
• Zahlungsdienstleister;
• Analyse-, Karten- oder Kalenderanbieter;
• Behörden oder Gerichte, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Dienstleister werden vertraglich verpflichtet und erhalten nur die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten.

17. Datenübermittlung in Drittländer

Falls personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur unter Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen.

Je nach Empfänger können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder eine andere gesetzlich anerkannte Garantie eingesetzt werden.

18. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Rechtsansprüche, Sicherheitsvorfälle oder gesetzlichen Pflichten eine weitere Speicherung erfordern.

Konkrete Fristen:

• Serverprotokolle: [Anzahl] Tage;
• inaktive Benutzerkonten: [Frist];
• Kommunikationsdaten: [Frist];
• Termin- und Anfragedaten: [Frist];
• KI-Konversationen: [Frist];
• Vertrags- und Abrechnungsunterlagen: gemäß anwendbaren gesetzlichen Fristen.

19. Datensicherheit

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten. Dazu können insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, Rollenberechtigungen, sichere Passwortspeicherung, Protokollierung, Datensicherungen, Upload-Prüfungen und regelmäßige Sicherheitskontrollen gehören.

Trotz sorgfältiger Maßnahmen kann eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung über das Internet nicht garantiert werden.

20. Automatisierte Entscheidungen

Smart Property AI unterstützt Benutzer und Verantwortliche bei der Bearbeitung von Anfragen. Die Plattform verwendet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung, sofern dies nicht ausdrücklich beschrieben und gesetzlich zulässig ist.

Insbesondere sollen Ablehnungen von Mietbewerbungen, Vertragsentscheidungen und vergleichbare wesentliche Entscheidungen von einem Menschen geprüft werden.

21. Ihre Datenschutzrechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

22. Widerspruch gegen die Verarbeitung

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Richten Sie Ihren Widerspruch bitte an: [Datenschutz-E-Mail-Adresse] .

23. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Verantwortliche in Nordrhein-Westfalen kann abhängig von der Zuständigkeit insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig sein.

24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Plattform, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Website veröffentlicht.